راهنمای ثبت نام در سامانه میخک

در گذشته افرادی که بعد از مهاجرت نیاز به انجام اموری مانند تایید یا تمدید مدارک داشتند، باید به دفاتر خدمات کنسولی در کشور مقصد مراجعه می‌کردند تا کارهای خود را انجام دهند. امروزه برای آسان‌تر شدن کارها و سرعت بیشتر، بسیاری از این امور به‌صورت آنلاین انجام می‌شود. آنلاین‌شدن امور باعث می‌شود که شما زمان و هزینه کمتری برای انجام کارهای خود صرف کنید. یکی از سامانه‌های مهمی که برای ایرانیان خارج از کشور راه‌اندازی شده، سامانه میخک است. در این مطلب درباره این سامانه، خدمات آن و راهنمای ثبت نام در سامانه میخک آشنا می‌شویم. همچنین مراحل ثبت درخواست تاییدیه مدارک تحصیلی و مدارک شناسایی را آموزش خواهیم داد.

آشنایی با معاهده آپوستیل

معاهده آپوستیل (Apostille Convention) یک معاهده بین‌المللی است که برای آسان‌تر کردن روند تایید و تصدیق اسناد و مدارک در کشورهای عضو در سال ۱۹۶۱ به تصویب رسیده است. هدف اصلی این معاهده تسهیل تایید مدارک رسمی دولتی و خصوصی مانند ویزا، شناسنامه، مدارک تحصیلی و قراردادها در کشورهای دیگر است. با تصویب این معاهده بین‌الملی فرآیند تایید این مدارک از طریق سفارت‌خانه‌ها و وزارت خارجه کشورهای مبدا و مقصد آسان‌تر می‌شود. برای مثال اگر سندی مانند شناسنامه در کشوری صادر شده باشد، فرد می‌تواند از این سند در کشور دیگر استفاده کند و فقط باید مهر آپوستیل را برای مدارک خود داشته باشد. بنابراین نیازی نیست که سفارت یا دفتر کنسولی کشور مبدا تایید مدارک را انجام دهند. در حال حاضر بیش از ۱۱۰ کشور دنیا عضو معاهده آپوستیل هستند و از آن برای تسهیل تایید مدارک استفاده می‌کنند.

توجه داشته باشید که ایران عضو معاهده آپوستیل نیست و اگر دارالترجمه‌ای ادعا کرد که مهر آپوستیل را برای شما دریافت می‌کند، باید بدانید که این ادعا بی‌اساس است. 

سامانه میخک چیست؟

همان‌طور که اشاره کردیم، ایران جزو اعضای معاهده آپوستیل نیست اما به‌هرحال برای تسهیل خدمات کنسولی سامانه آنلاینی را برای متقاضیان طراحی کرده است. وزارت امور خارجه ایران سامانه‌ای به نام سامانه میخک (مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی) را راه‌اندازی کرده است که خدمات کنسولی مورد نیاز را به شهروندان ایرانی ساکن کشورهای خارجی ارائه می‌کند. با کمک این سامانه افراد می‌توانند خدماتی مانند درخواست صدور پاسپورت، تمدید پاسپورت، تایید امضا را به‌صورت اینترنتی درخواست کنند. همچنین امکان پیگیری وضعیت درخواست‌های ارسال‌شده برای شهروندان فراهم شده است. بنابراین این افراد دیگر نیازی به مراجعه حضوری به سفارت‌خانه یا کنسولگری‌ها نخواهند داشت. باید بدانید که متقاضیان می‌توانند فعلا بدون پرداخت هزینه تاییدیه‌های لازم را برای مدارکی مانند کارت ملی، شناسنامه و مدارک تحصیلی از وزارت امور خارجه دریافت کنند. که در ادامه راهنمای ثبت نام در سامانه میخک را قدم‌به‌قدم آموزش می‌دهیم.

این سامانه در ابتدا برای تایید اسناد کنسولی راه‌اندازی شده بود که به اختصار «تاک» نامیده می‌شد، اما با افزایش خدمات متنوع به این سامانه، به «سامانه میخک» تغییر نام داد. این سامانه خدمات دیگری مانند ثبت ازدواج ایرانیان، ثبت قوت، ثبت طلاق، صدور وکالت‌نامه، دریافت گواهی سوءپیشینه و دریافت گذرنامه را نیز به ایرانیان مقیم خارج کشور ارائه می‌دهد. 

مراحل راهنمای ثبت نام در سامانه میخک

باید بدانید که در حال حاضر تا زمانی که وزارت خارجه ایران اعلام کند، درخواست‌های تایید مدارک هویتی مانند شناسنامه و کارت ملی و نیز مدارک تحصیلی باید دارای تاییدیه سامانه میخک باشند، اما درخواست سایر مدارک فعلا بدون نیاز به این تاییدیه بررسی می‌شود. اگر می‌خواهید برای مدارک خود تاییدیه میخک را دریافت کنید، ابتدا باید در این سامانه عضو شوید.

مرحله ۱: ورود به سامانه میخک

ابتدا وارد سامانه میخک شوید و روی دکمه ثبت نام/ ورود به سامانه کلیک کنید.

مرحله ۲: ورود کد ملی و پست الکترونیک

در این گام باید در قسمت‌های مربوطه کد ملی و ایمیل خود را وارد کنید. سپس کد امنیتی را در کادر مربوط به آن وارد کنید. در آخر باید روی گزینه «دریافت رمز عبور یک‌بارمصرف» کلیک کنید.

مرحله ۳: دریافت رمز یک‌بارمصرف

در این مرحله باید به ایمیل یا پست الکترونیک خود مراجعه کنید و در قسمت ایمیل‌های جدید رمز یک‌بار‌مصرف را دریافت کنید. دقت داشته باشید که ممکن است ایمیل رمز برای شما در بخش ایمیل‌های ورودی (Inbox) نمایش داده نشود و ممکن است ایمیل حاوی رمز در بخش هرزنامه یا Spam باشد. شما باید از درون این ایمیل رمز خود را دریافت کنید و آن را در قسمت رمز وارد کنید. سپس کد امنیتی را نیز در کادر مخصوص بنویسید. بعد از آن گزینه «ورود به سامانه با رمز یک‌بار مصرف» را کلیک کنید.

مرحله ۴: ورود اطلاعات شخصی و هویتی

در این مرحله باید اطلاعات شخصی و هویتی خود را در کادرهای مورد نظر وارد کنید. بعد از اینکه تمامی کادرها را پر کردید، روی دکمه «صفحه بعد» کلیک کنید. یادتان باشد که حتما مشخصات انگلیسی خود را مطابق با گذرنامه وارد کنید. اگر گذرنامه ندارید، اسپل آن‌ها را به‌خاطر بسپارید تا در مراحل بعدی دقیقا از همان استفاده کنید. 

مرحله ۵: وارد کردن اطلاعات تکمیلی

در این مرحله باید کشور محل زندگی، آدرس، نوع و کشور اقامت را وارد کنید. اگر ساکن ایران هستید و می‌خواهید این اطلاعات را وارد کنید، کشور اقامت را ایران انتخاب کنید و در قسمت مدت اقامت، سن خود را در عدد ۱۲ ضرب کنید و این عدد را در کادر «مدت اقامت به ماه» وارد کنید. بعد از اینکه تمام کادرها را پر کردید، «صفحه بعد» را کلیک کنید.

مرحله ۶: بررسی نهایی اطلاعات

در این مرحله از راهنمای ثبت نام در سامانه میخک شما باید تمامی اطلاعاتی را که تا این‌جا وارد کرده‌اید، با دقت مرور کنید. اگر چیزی از قلم افتاده یا اطلاعات کادری را به اشتباه وارد کرده‌اید، با دکمه «صفحه قبل» به مراحل قبلی بروید و آن‌ها را اصلاح کنید. در پایان دکمه «ثبت اطلاعات» را کلیک کنید. با پایان این گام، ثبت نام شما نهایی می‌شود.

مرحله ۷: دریافت رمز ثابت

برای اینکه تاییدیه مدارک خود را دریافت کنید و وضعیت را استعلام کنید، نیاز دارید که چندین بار به سامانه میخک سر بزنید. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم بعد از ثبت اطلاعات خود، رمز عبور ثابت را تنظیم کنید تا در دفعات بعدی، ورود سریع‌تری داشته باشید. 

ثبت درخواست تاییدیه شناسنامه در سامانه میخک

برای اینکه تاییدیه شناسنامه را دریافت کنید، ابتدا باید در سامانه میخک ثبت نام کرده باشید و ثبت اطلاعات هویتی و تکمیلی خود را به‌طور کامل انجام داده باشید.

۱. برای دریافت تاییدیه شناسنامه، در پنل کاربری خود در سامانه میخک روی قسمت «آپوستیل» کلیک کنید.

۲. در قسمت نوع سند «اسناد سجلی»، در قسمت نام سند «شناسنامه» و در قیمت محل تحویل «داخل کشور» را انتخاب کنید. اگر ساکن تهران هستید، بخش نمایندگی را «وزارت امور خارجه» انتخاب کنید. در غیر این‌صورت نام شهر خود را انتخاب کنید.

۳. سپس در جدول پایین صفحه، روی آیکون بارگذاری سند (Attach) کلیک کنید. سپس یک عکس واضح و کامل از شناسنامه را با فرمت‌های JPG یا JPEG آپلود کنید. یادتان باشد که حجم فایل عکس باید کمتر از ۲ مگابایت باشد.

۴. بعد از آپلود شدن عکس، روی گزینه «ثبت» کلیک کنید.

۵. بعد از اینکه از صحت اطلاعات اطمینان پیدا کردید و مدرک را ثبت کردید، کد رهگیری درخواست به پست الکترونیک (Email) شما ارسال می‌شود که با کمک آن می‌توانید درخواست خود را پیگیری کنید.

۶. برای اینکه رسید درخواست خود را داشته باشید می‌توانید روی «دریافت رسید» کلیک کنید تا فایل آن به‌صورت PDF در اختیار شما قرار بگیرد. این رسید را می‌توانید برای دریافت تاییدیه ترجمه مدارک همراه، در اختیار دارالترجمه رسمی قرار دهید تا برای ترجمه رسمی مدارک هویتی به مدرک شما ضمیمه شود.

• پس از پایان کار، اگر می‌خواهید مدارک دیگری را نیز ثبت کنید و درخواست تاییدیه دهید، روی گزینه «ثبت مجدد درخواست آپوستیل» کلیک کنید.

ثبت درخواست تاییدیه کارت ملی در سامانه میخک

تمام مراحل برای درخواست تاییدیه کارت ملی مانند شناسنامه انجام می‌شود. فقط کافی است در کادر «نام سند»، کارت ملی را انتخاب کنید و هنگام آپلود مدرک، عکس باکیفیت از کارت ملی خود را ضمیمه کنید.

درخواست تاییدیه مدارک دانش آموزی در سامانه میخک

اگر می‌خواهید تاییدیه مدارکی مانند کارنامه، مدرک دیپلم، مدرک پیش دانشگاهی، گواهی اشتغال به تحصیل و گواهی پایان تحصیل دوره سه ساله را دریافت کنید، باید برای هر مدرک ثبت درخواست آپوستیل را انجام دهید. 

۱. بعد از ثبت نام و تکمیل ورود اطلاعات گزینه آپوستیل را بزنید

۲. در قسمت نوع سند، مدارک تحصیلی دانش آموزی را انتخاب کنید.

۳. در کادر نام سند، مدرک تحصیلی را انتخاب کنید.

۴. محل تحویل را داخل کشور بزنید.

۵. اگر ساکن تهران هستید، در بخش نمایندگی «وزارت امور خارجه» و در غیر این صورت نام شهر خود را انتخاب کنید.

۶. عکس باکیفیت و غیرمخدوش مدرک خود را بارگذاری کنید.

۷. کد امنیتی داخل کادر را وارد کنید و گزینه «ثبت» را انتخاب کنید.

درخواست تاییدیه مدارک تحصیلی دانشگاهی در سامانه میخک

برای اینکه تاییدیه مدارک تحصیلی خود را در این سامانه درخواست دهید، مانند بخش‌های قبل ابتدا باید ثبت نام و ورود اطلاعات خود را کامل کنید. این درخواست برای مدارکی مانند گواهی اشتغال به تحصیل، سرفصل دروس، مدارک آموزشکده های فنی، مدرک تحصیلی دانشگاهی، ریزنمرات دانشگاهی، تعیین رتبه قبولی در دانشگاه دولتی و آزاد و گواهی صادره از حوزه علمیه قابل ثبت است.

۱. در بخش «نوع سند» گزینه مدارک تحصیلی دانشگاهی را انتخاب کنید.

۲. در قسمت «نام سند» گزینه مورد نظر را در بین مدارک انتخاب کنید، برای مثال مدرک تحصیلی دانشگاهی.

۳. محل تحویل را داخل کشور بزنید.

۴. اگر در تهران سکونت دارید، در قسمت «نمایندگی» گزینه وزارت امور خارجه را انتخاب کنید. اگر ساکن شهر دیگری هستید، نام شهر خود را بزنید.

۵. عکس باکیفیت و واضح مدرک خود را در قسمت ضمیمه مدارک آپلود کنید.

۶. کد امنیتی را در کادر مخصوص وارد کنید و گزینه ثبت را کلیک کنید.

۷. حتما رسید مدرک خود را به‌همراه مدرک مورد نظر برای ترجمه رسمی مدارک تحصیلی به دارالترجمه تحویل دهید. برای هر مدرک باید رسید همان مدرک را ضمیمه کنید.

یادتان باشد که درخواست آپوستیل را باید برای هر مدرک به‌صورت جداگانه ثبت کنید و فایل هر مدرک را در درخواست مربوط به همان مدرک آپلود کنید.

سوالات متداول